Учёт рабочего времени сотрудников: опоздания, табель и 1С

Опоздание на десять минут кажется мелочью. Посчитаем на примере: в компании 50 сотрудников, каждый в среднем опаздывает на 10 минут в день. За месяц из 22 рабочих дней это 11 000 минут, или около 183 часов. Столько работает один сотрудник за целый месяц, и компания оплачивает это время.

Проблема в том, что без учёта эти минуты никто не видит. Руководитель замечает опоздания, только если сам приходит раньше всех, а табель в конце месяца собирают по памяти и по журналу на вахте.

Почему ручной учёт рабочего времени не работает

• Журнал на вахте. Время пишут от руки, его легко исправить, а за отсутствующего может расписаться коллега.
• Карты и пропуска. Карту можно передать другому человеку и «отметиться за товарища».
• Таблица в Excel. Её ведёт кадровик или руководитель отдела, данные собирают со слов сотрудников, а сверка занимает несколько дней в конце месяца.
• Споры о зарплате. Когда нет точных данных, удержания за опоздания трудно обосновать, и их просто не делают.

Какие бывают системы учёта рабочего времени

Есть четыре основных способа фиксировать приход и уход сотрудников:

• Бумажный журнал. Ничего не стоит, но и ничего не гарантирует.
• Карты доступа. Удобны, если на объекте уже есть СКУД, но карту можно передать или потерять.
• Отпечаток пальца. Карту не передашь, но сканер плохо работает с грязными или влажными руками, поэтому на производстве и складе с ним бывают проблемы.
• Распознавание лица. Сотрудник подходит к терминалу, и через секунду отметка готова. Ничего не нужно прикладывать. Отметиться за другого нельзя.

Для офисов, складов и производств мы рекомендуем распознавание лиц: оно быстрое, бесконтактное и исключает «отметки за товарища».

Как работает учёт по лицу в UKEY Time

UKEY Time это наша система учёта рабочего времени на терминалах распознавания лиц. Терминал ставят на входе, он узнаёт сотрудника и записывает время прихода и ухода. Точность распознавания 99,9%, время фиксируется с точностью до минуты.

Дальше данные попадают в личный кабинет. С утра на экране «Где сейчас» видно всю компанию:

• кто пришёл вовремя;
• кто опоздал и на сколько минут;
• кто не явился;
• кого ещё ждут по графику.

Если у компании несколько офисов или площадок, терминалы на всех входах работают в одной системе, и руководитель видит общую картину.

Графики работы: опоздание считается от смены сотрудника

Чтобы считать опоздания честно, система должна знать, когда человек должен прийти. В UKEY Time задаётся график для всей компании, а для отдела или конкретного сотрудника его можно изменить: например, у бухгалтерии рабочий день с 8:00, у отдела продаж с 9:00. Учитывается производственный календарь с праздниками и переносами.

Для отделов можно выбрать режим учёта:

• строгий: система отмечает опоздания и отсутствия, по ним строятся отчёты;
• лояльный: опоздания не отмечаются, система только считает отработанные часы. Подходит, например, для сотрудников со свободным графиком.

Дополнительно можно задать допустимый лимит опозданий, включить учёт переработок и получать сообщение, если сотрудник долго отсутствует.

Контроль опозданий без ручных проверок

Руководителю не нужно заходить в систему каждый день: о главном он узнаёт сам.

• Telegram. Бот присылает итоги дня (пришли, опоздали, не явились), сообщение о каждом опоздании и список неявившихся. По желанию можно получать каждый проход с фотографией.
• Почта. Ежедневная сводка за день и еженедельная за прошедшие семь дней, с динамикой и списком нарушителей. Получателей может быть несколько.
• Отчёты. За любой период строятся отчёты «Дисциплина», «Топ опозданий», «Больше всего отсутствий» и «Топ переработок». Их можно распечатать или выгрузить в Excel.

Опоздания видны в тот же день, поэтому и разговор с сотрудником происходит сразу, по точным данным с терминала.

Табель и выгрузка в 1С

Табель за любой период выгружается в Excel одной кнопкой. Если зарплату считают в 1С, отработанные часы могут передаваться туда автоматически: бухгалтерии не нужно сверять табели вручную и переносить данные.

Что с персональными данными

Фото и данные для распознавания нужны только для работы терминалов. Когда сотрудник увольняется, они удаляются с терминалов и из системы через заданный срок, по умолчанию через 30 дней. Доступ к кабинету есть только у тех, кому вы его выдали.

Кому подходит

• компаниям от 5 до 500 сотрудников;
• офисам и бизнес-центрам;
• складам и производствам со сменным графиком;
• сетям с несколькими филиалами;
• школам: для учёта учеников и уведомлений родителям есть School Tracker на той же платформе.

Как проходит внедрение

1. Обследуем входы и считаем, сколько нужно терминалов.
2. Ставим и подключаем терминалы.
3. Заводим отделы, сотрудников и их фотографии, настраиваем графики.
4. Подключаем уведомления в Telegram, сводки на почту и выгрузку в 1С.
5. Показываем кадровикам и руководителям, как работать с отчётами.

Частые вопросы

Насколько точно система узнаёт сотрудников?
Точность распознавания лиц 99,9%.

Можно ли не фиксировать опоздания у части сотрудников?
Да. Для их отдела включается лояльный режим: система считает часы, но опоздания не отмечает.

Работает ли система, если офисов несколько?
Да. Терминалы на разных площадках подключаются к одному кабинету.

Нужно ли менять учёт в 1С?
Нет. Отработанные часы передаются в 1С, текущий учёт остаётся как есть.

Хотите посчитать, сколько терминалов нужно вашей компании? Оставьте заявку, и мы подготовим решение под ваши входы и графики. Подробнее о продукте на странице «Учёт рабочего времени».