Когда бизнесу внедрять ИИ и с чего начать

К нам всё чаще приходят с запросом «хотим внедрить ИИ». Первый вопрос, который мы задаём в ответ: какую работу вы хотите ему отдать? Часто на него нет ответа, и это нормально. Но начинать в таком случае нужно с другого.

ИИ ускоряет работу, у которой есть правила. Если правил нет и каждый сотрудник делает по-своему, ИИ ускорит и этот беспорядок. Поэтому внедрение начинается с того, чтобы разобраться, как компания работает сейчас.

Весь путь выглядит так:

1. 1Описать процессы
2. 2Навести порядок в данных
3. 3Найти рутину
4. 4Передать ИИ и проверить
5. 5Связать с 1С и CRM

Шаг 1. Опишите, как устроена работа

Возьмите один процесс и запишите его по шагам: кто что делает, в каком порядке, откуда берёт данные и кому передаёт результат. Схемы на листе бумаги или таблицы в Excel достаточно.

Например, путь заявки клиента:

• заявка приходит на почту, в WhatsApp или по телефону;
• менеджер переносит её в CRM или в таблицу;
• инженер считает стоимость и пишет коммерческое предложение;
• предложение согласует руководитель и отправляет клиенту.

Уже на этом шаге обычно находится много лишнего: одни и те же данные вводят дважды, файлы пересылают по почте, одну таблицу три человека ведут по-разному. Часть таких проблем решается без всякого ИИ.

Шаг 2. Наведите порядок в данных

ИИ работает с тем, что вы ему дадите. Если клиенты записаны в трёх таблицах с разными названиями, а цены в прайсе и в 1С не совпадают, результат будет таким же неточным.

Договоритесь, где хранится каждый вид данных: клиенты и сделки в CRM, товары и цены в 1С, документы в одной общей папке. Заведите шаблоны для повторяющихся документов: КП, акт, отчёт. Это скучная часть работы, но от неё зависит, будет ли ИИ полезен.

Шаг 3. Найдите рутину, которую можно описать алгоритмом

Теперь посмотрите на описанные процессы и отметьте задачи, у которых есть четыре признака:

• повторяются часто, каждый день или каждую неделю;
• понятно, что на входе и что должно получиться на выходе;
• правила можно объяснить новому сотруднику за пятнадцать минут;
• ошибку легко заметить и исправить.

Такие задачи есть почти в любой компании:

• заполнение таблиц по письмам, накладным и сканам документов;
• разбор входящих заявок: тип обращения, срочность, ответственный;
• черновики коммерческих предложений и писем по шаблону;
• ответы на типовые вопросы клиентов;
• протокол встречи по записи разговора;
• сверка табеля с графиком работы и поиск расхождений.

Пока лучше не отдавать ИИ задачи, где ошибка стоит дорого и её некому проверить, а также работу, где правила каждый раз меняются: переговоры, нестандартные решения, оценку людей.

Шаг 4. Начните с одной задачи и посчитайте результат

Выберите одну задачу из списка, ту, что отнимает больше всего времени. Перед запуском замерьте, сколько она занимает сейчас и как часто в ней ошибаются. Затем передайте её ИИ на несколько недель и сравните.

В первое время человек проверяет каждый результат. Так становится видно, где ИИ ошибается и какие правила нужно уточнить. Когда ошибок почти не остаётся, проверку можно делать выборочной.

Шаг 5. Подключите ИИ к своим системам

Если пилот себя оправдал, ИИ стоит связать с теми системами, где уже живут данные: 1С, CRM, Bitrix24, почтой, мессенджерами. Тогда сотрудникам не придётся копировать текст из одного окна в другое, а результат сразу попадёт куда нужно.

На этом шаге важно решить, какие данные можно передавать во внешние сервисы. Персональные данные клиентов и сотрудников, коммерческую тайну лучше обрабатывать на своём сервере или в сервисах, где это разрешено договором.

Когда внедрять ИИ рано

• процессы нигде не описаны и каждый работает по-своему;
• данные разбросаны по личным таблицам и противоречат друг другу;
• нет человека, который отвечает за результат и будет проверять ИИ;
• задача встречается раз в месяц, и автоматизировать её дороже, чем делать руками.

В этих случаях сначала стоит пройти первые два шага. Они полезны и сами по себе: работа становится прозрачнее, а новых сотрудников проще обучать.

Чем можем помочь

Мы обследуем процессы компании, описываем их, находим задачи для автоматизации и внедряем решения: от выгрузки табеля в 1С до коннекторов WhatsApp и Telegram для Bitrix24. Если хотите понять, что в вашей компании можно передать ИИ, расскажите о задаче.